Guide calendrier praticien Vitalyah

Dans votre espace praticien, l'onglet Calendrier & disponibilités contient deux écrans :

• Mon agenda — la vue semaine : rendez-vous confirmés ou à confirmer, créneaux encore libres (avec le nom de la prestation concernée, ou « Toutes prestations »), congés et blocages perso, et (si vous êtes en Visibilité+) les plages occupées de votre agenda externe. C'est aussi ici que vous ajoutez un rendez-vous pris par téléphone ou un blocage personnel.
• Mes disponibilités — tout le paramétrage, dans l'ordre : 1. Horaires d'ouverture (récurrents, pour toutes vos prestations ou propres à l'une d'elles), 2. Congés & absences, 3. Règles de séance (pause entre deux rendez-vous, nombre maximum de séances par jour), la période de publication et la liste de vos créneaux publiés, puis 4. Source du calendrier (Vitalyah ou Google).

La chaîne logique : vos horaires d'ouverture sont la seule source de vos créneaux. Vitalyah les calcule et les publie tout seul, moins vos congés, vos blocages perso, les heures que vous avez fermées et les plages occupées de votre agenda externe. Vous n'avez plus rien à créer à la main. La durée de la prestation choisie est prise en compte : une séance de 3 h ne sera pas proposée à 16 h si votre journée s'arrête à 18 h.

Horaires « Toutes prestations » : un horaire enregistré sans prestation vaut pour toutes vos prestations. Un horaire rattaché à une prestation précise ne s'affiche que pour celle-ci.

Couleurs de l'agenda : bleu plein = rendez-vous confirmé, bleu clair = à confirmer, contour bleu = créneau libre, hachuré gris = congés ou RDV perso, hachuré terracotta = plage occupée de votre agenda externe.

Formules : horaires, congés, règles de séance et agenda complet sont inclus dès la formule Essentielle. Seule la synchronisation avec un calendrier externe nécessite Visibilité+.

Vos créneaux ne se créent plus un par un : ils découlent directement de vos horaires d'ouverture. Modifiez un horaire, enregistrez, et la liste se met à jour. Le bouton « Recalculer maintenant » vous indique combien de créneaux ont été ajoutés et combien ont été retirés.

La période de publication. Le sélecteur en haut de « Mes disponibilités » fixe jusqu'où vos créneaux sont publiés à l'avance : 2, 4, 8, 12 ou 26 semaines (8 semaines par défaut).

• Vous allongez la période : les semaines supplémentaires apparaissent immédiatement.
• Vous la raccourcissez : les créneaux libres situés au-delà de la nouvelle limite sont réellement supprimés, plus personne ne peut les réserver. Les rendez-vous déjà pris au-delà sont conservés — un patient n'est jamais annulé par un changement de réglage.

Supprimer un créneau n'est pas le fermer définitivement.

• La corbeille retire simplement le créneau de la liste. Si vos horaires le prévoient toujours, il pourra revenir au prochain recalcul.
• « Ne plus publier » ferme cette heure-là pour de bon : elle ne sera plus regénérée, même après modification de vos horaires.

Les heures fermées sont listées sous « Créneaux fermés ponctuellement », avec un bouton Rouvrir pour chacune, et un bandeau « X heures fermées à venir · Tout rouvrir » pour tout remettre en service en un clic.

Un créneau déjà réservé ne peut être ni supprimé ni fermé : annulez d'abord le rendez-vous depuis « Rendez-vous ».

Vitalyah propose quatre sources de calendrier. Seule la première et Google Calendar sont actives aujourd’hui. Calendly et les calendriers ICS arrivent bientôt.

C'est la solution la plus directe, et elle est incluse gratuitement dans la formule Essentielle : aucun abonnement payant n'est nécessaire pour recevoir des réservations.

1. Ouvrez Mon espace praticien.
2. Allez dans l'onglet Calendrier & disponibilités, écran Mes disponibilités.
3. Vérifiez que la source sélectionnée est Calendrier Vitalyah uniquement.
4. Renseignez vos horaires d'ouverture par jour de la semaine (pour toutes vos prestations, ou pour une prestation précise).
5. Ajoutez vos congés et absences, puis vos règles de séance.
6. Choisissez la période de publication souhaitée : vos créneaux sont générés automatiquement et vos patients peuvent réserver immédiatement.

Prérequis : la connexion d'un calendrier externe (Google Calendar, et prochainement Calendly ou ICS) fait partie de la formule Visibilité+. Le calendrier Vitalyah, lui, reste gratuit. Voir les formules.

La connexion se fait en un clic, sans copier-coller de clé technique.

1. Dans l’onglet Calendrier, choisissez Google Calendar.
2. Cliquez sur Connecter Google Calendar.
3. Une fenêtre Google s’ouvre : connectez-vous avec le compte contenant votre agenda professionnel.
4. Autorisez Vitalyah à consulter vos disponibilités et à créer des rendez-vous.
5. Revenez dans Vitalyah : un message confirme la synchronisation.

Portée demandée : lecture des plages occupées/libres et création d’événements. Nous ne lisons pas le titre, les noms ou les détails de vos autres rendez-vous.

Bon à savoir : l'autorisation Google peut expirer avec le temps. Si c'est le cas, un bandeau apparaît dans Mon agenda et un seul clic suffit pour la renouveler — voir la section suivante.

Pourquoi ça arrive. Google peut révoquer ou faire expirer l'autorisation : changement de mot de passe du compte Google, droits retirés, ou longue période sans synchronisation. C'est normal et totalement réversible.

Ce qui se passe dans Vitalyah.

• Un bandeau d'avertissement apparaît dans Mon agenda.
• Vos créneaux Vitalyah restent réservables : les patients peuvent toujours prendre rendez-vous.
• En revanche, les plages occupées de votre agenda Google ne sont plus prises en compte : un patient pourrait réserver sur un horaire déjà occupé ailleurs. Mieux vaut donc reconnecter rapidement.

Reconnecter en un clic.

1. Dans Mon agenda, cliquez sur « Reconnecter mon calendrier » : la fenêtre Google s'ouvre directement, sans changer d'onglet.
2. Reconnectez-vous au compte Google qui contient votre agenda professionnel et autorisez à nouveau Vitalyah.
3. L'agenda se recharge : vos plages occupées réapparaissent et le bandeau disparaît.

Depuis les Réglages. L'onglet Calendrier > Réglages affiche l'état réel de la connexion — Connecté, Connexion expirée ou Non connecté — et permet de la tester, de la reconnecter ou de la déconnecter.

Si vous ne voulez plus utiliser Google. Sélectionnez « Calendrier Vitalyah uniquement » dans les Réglages. Les rendez-vous déjà pris restent dans Vitalyah et les nouvelles réservations repassent sur le calendrier interne.

La connexion Calendly arrivera prochainement. Elle permettra une synchronisation OAuth sécurisée et la réception des événements par webhook signé.

L’intégration ICS est prévue pour prochainement :

• Import ICS : lecture seule de votre flux pour bloquer les créneaux occupés.
• Export ICS Vitalyah : un flux propre à chaque praticien, à ajouter en abonnement dans votre calendrier externe.

La fréquence de rafraîchissement sera affichée honnêtement : pas de « temps réel » lorsque la technologie ne le permet pas.

Comme les autres calendriers externes, l'import/export ICS relèvera de la formule Visibilité+.

Vous pouvez changer de source à tout moment :

• Dans l’onglet Calendrier, cliquez sur Déconnecter à côté de Google Calendar.
• Les rendez-vous déjà pris restent dans Vitalyah.
• Les événements déjà créés dans Google Calendar restent dans Google.
• Les nouvelles réservations repasseront automatiquement sur le calendrier interne Vitalyah.

Le calendrier Vitalyah est conçu pour respecter la confidentialité de vos rendez-vous et de ceux de vos patients. En connectant Google Calendar, vous gardez le contrôle : vous pouvez déconnecter la source à tout moment et revenir au calendrier interne.